行政费用管理办法

行政费用管理办法

一、管理原则

为加强公司行政费用管理、控制不合理费用开支，保证合理、有效的使用公司资源、杜绝浪费现象，进一步提高行政办公水平，提高经济效益，特制定本办法。公司行政费用管理通过预算管理、定额管理和行政管理三种方法。除公司特别审批的项目外，严禁先开支，后报销。报销流程严格参照财务管理部报销流程。

二、适用范围

本管理办法适用于行政办公费用的支出预算、控制及费用核算等事项。

三、职责说明

1.行政办公费用的归口部门为行政办公室；

2.行政办公费用的审核和支出部门为财务部。

四、行政费用预算管理

为高效地控制、节约行政费用支出，对维持各部门正常运作而必须开支的非生产性支出实行预算管理。

（一）预算管理定义

各项目负责人根据每季度的工作计划，制定该项目内部门的行政费用预算计划，事先向行政办公室和财务部提出下期本部门所有的费用计划，由行政办公室统一报总经理批准后，确定各部门下期费用预算金额。实际报销时，经本部门领导签字确认后，行政办公室根据费用预算，由总经理签字后，统一执行准予报销或另行处理。

（二）采用预算管理费用项目：

费用项目

相关部门

工程款、电梯维护、消防、中央空调、绿化费

总务部

业务费、礼品费（行政已执行）

各业务部门

IT设备

IT办公室

展会

市场营销中心

办公费-办公用品办公设备

行政办公室（已执行）

职工教育费

人力资源部

福利费-各部门活动经费

人力资源部（已执行）

福利费-企业文化活动费

行政办公室（已执行）

会务费

行政办公室（已执行）

市场营销中心

正常情况下，无计划不开支。如有特殊、紧急情况（工程项目、审计等）需超计划开支，必须由开支部门提交申请，经部门负责人、分管副总、总经理签字审批，再交行政办公室备案。

2、最终审定的行政费用预算作为各部门绩效考核的指标之一，是对各部门进行考核的重要依据：若低于预算指标，则给予有关部门一定比例的加分；若高于预算指标，则给予一定比例的扣分。

3、根据实际经营状况，行政费用预算可以进行年中调整，按年度的审批程序批准后执行。

4、各部门下年度行政费用的预算再经核定，根据实际情况可做相应调整。其预算费用超标准的，一律报公司总经理审批，行政办公室备案。

（三）行政费用执行规划

1、最终审定的行政费用预算计划，由各部门负责人执行，行政费用实行事前控制与事后监控相结合。

2、预算计划内，各部门行政费用支出控制原则：

（1）对其负责控制的预算项目，不得超出批准预算的5%，如超过5%需获得总经理批准，行政办公室备案；

（2）对其负责控制的费用项目，在年度总支出控制的基础上，年内累计各月总支出（不包括全年度）不得超过累计各月预算的10%；超出10%，需经过公司总经理批准，行政办公室备案；

（3）行政费用的报销应严格审批，层层把关。行政费用的报销应经过本部门负责人的审批→财务部门核对→行政办公室审核→公司总经理签字。

行政费用范围内未列入预算计划的项目，参照《财务管理制度》“超出年度预算的行政费用付款审批和支付程序”及“无预算的行政费用付款审批程序”执行。

（四）行政费用监控规划

行政办公室对行政费用的使用情况进行监控。各项目负责人各季度最后一个月的25日前将下期行政费用预算表及说明；每月10日前公司财务部将上月行政费用统计表报行政办公室，最终由行政办公室向公司总经理报送行政费用执行情况报表。行政办公室对行政费用执行情况进行监督。

五、行政费用定额管理

一、定额管理：

(一)定额管理定义：费用一定的额度范围内控制使用，定额确定的依据是销售额、工作职务、员工人数等。

(二)采用定额管理费用项目：

费用项目

相关部门

业务费、礼品费

职能部门

通讯费补贴

行政办公室（正在执行）

运杂费

供应链

差旅费

各部门

1.差旅费

1)范围

差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费、出差补助等。差旅费实行行政管理。适用于公司因公出差的各级员工，出差涉及事项均须按照本制度执行。

2)出差费用标准

序号

项目

出差地点

总监以上

部门经理

员工

1

交通工具

外省市

任意

火车、飞机

（8折内）

火车、飞机

（6折内）

境外

飞机

飞机

飞机

2

（上限）

住宿费

一线城市

（北上广深）

四星级酒店

元

元

二线及其他

元

元

境外

实报实销

领导批准

领导批准

3

（含途中）伙食补贴

外省市

60元

60元

60元

境外

元

元

元

六、行政管理

(一)定义：费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政办公室提出本次费用计划，经行政办公室汇报于总经理同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。

(二)其他固定费用：预算管理、额度管理及行政管理以外的其他费用。由执行部门将每季度数据汇总好后交于行政办公室备案。

费用项目

相关部门

福利费-班车、午餐补贴、公车油费

总务部

员工上下班交通费

行政办公室

七、招标管理（具体参照司发（05）号文《关于固定资料购置供应商选择和议价管理规定的通知》）

为最大程度地维护公司利益，进一步规范公司各类工程项目、维修，大宗材料采购及设备采购的工作流程。

一、招标规模

1、工程建设项目施工单位单项合同估算价在20万元以上的；

2、物资采购单项合同估算价在10万元以上的；

3、专项资金项目单项合同估算价在10万元以上的科研项目以及公司安排需实施的项目。

4、固定资产采购单项合同估算价在50万元以上的；

二、招标工作执行规划：

1、业务部门负责提出拟招标项目的计划，并提出拟招标项目的名称、范围、条件、时间及技术指标；负责招标活动和公告的发布，组织制作投标单位资格预审文件、招标文件及标底，负责制作其中的相关条例；

2、法务部门负责审核招标合同、各投标单位资格文件、招标文件及相关条例；参与合同谈判和招标会议。

3、行政办公室负责审核公司招标文件和标底，并向总经理汇报工作；参与合同谈判和招标会议。

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