行政管理做什么二

来访接待管理实操

来访接待方案如何做来访接待是行政部一项重要的对外活动，是对外宣传公司的渠道。因此，行政部应做好接待工作，保证接待质量。为了提高接待质量，行政部应对接待规格进行严格的规定。在制定接待规格时，既要针对不同的客户采取针对性的安排，同时也要对来访客户做到“一视同仁”。

　确定接待规格

（1）如何确定接待规格

为了提高接待的效率，提高来访来宾的满意度，树立良好的企业形象，提高企业美誉度，应根据来访对象的级别安排相应的接待规格。具体规格的确定要求可参照图进行。

（2）接待规格分级标准

一般可按对象、目的及场合将接待工作分为以下三档。具体如图所示。

行政部应根据接待档次，确定接待过程中所涉及要素的档次标准，其中包括接待人员、接待用餐场所、餐饮消费、住宿以及礼品馈赠等要素的档次标准。每项要素都可分为“高”“中”“低”三类。具体内容如表所示。

　选择接待形式接待

工作要根据接待的对象、任务和要求的不同，大致可分为下列几种接待形式，如图所示。

编制接待方案

接待方案，即接待期间各项工作和活动的具体内容安排，包括安排接待人员、安排生活和保卫工作、接待费用预算3项内容。

（1）安排接待人员

接待人员主要包括陪同人员和组织工作人员，其中陪同人员包括主要陪同领导、相关的职能部门领导和有关的技术或其他人员，组织工作人员包括行政接待人员和后勤保障人员。

（2）安排生活与保卫工作

①饮食安排。行政接待人员在制定接待计划时，对来宾的饮食问题千万不可等闲视之。如果在这些具体细节问题上稍有闪失，便会直接影响来宾的情绪，导致整个接待工作前功尽弃。行政接待人员在具体安排来宾食宿时，应注意三点：一是遵守有关规定；二是尊重来宾习俗；三是尽量满足来宾需求。

②住宿安排。行政接待人员要根据来宾的人数、性别、身份以及来宾的要求预订房间，如果对方是代表团，也可将住房平面图交给对方，由来宾自行安排；如果对方短期来访，并且费用自理，则要根据对方的要求订好房间。

③交通工具安排。出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使用的交通工具，行政接待人员也须予以必要的协助。当来宾需要联络交通工具时，行政接待人员应尽力而为；当来宾需要提供交通工具时，应努力满足；而当来宾自备交通工具时，行政接待人员则应尽可能提供一切便利。

④安全保卫方面。行政接待人员一定要“谨小慎微”，不但需要制定预案，思想上高度重视，而且还需要注重细节，从严要求。

⑤宣传报道方面。行政接待人员应注意统一口径，掌握分寸，并报经上级有关部门批准。有关的图文报道资料，行政接待人员一般应向接待对象提供，并自己存档备案。

（3）接待经费预算接待方案应当对接待经费的来源和接待经费的列支项目做出具体的说明，从企业接待讲，接待费用一般由企业内部相关部门承担。接待经费的列支项目主要有8类，如表所示。

接待人员可根据接待费用情况编制接待费用预算表，并将预算表呈报相关人员和部门审批。预算表的制作可参考表。

接待方案可以简化落实到接待日程安排表中。接待日程，即接待期间各项工作和活动的时间安排。行政接待人员应通过电话、网络、面谈等方式与来宾、来宾方工作人员、企业相关工作人员充分沟通，并根据来宾的时间安排编制接待日程。

行政接待人员根据来宾接待日程涉及的相关内容要求，编写来宾接待日程表，以便接待工作按接待日程顺利实施。表为接待日程表示例，供读者参考。

日常接待工作怎么做

在日常接待中，行政部应根据不同类型的接待任务，编制接待方案，做好接待准备与接待过程的管理，并对接待费用进行严格控制。行政部日常接待任务主要包括预约接待、参观接待、临时接待三种类型。行政部应对每一种接待任务的流程、标准进行规范，确保接待工作顺利地展开。

布置接待环境

来宾到来前，行政接待人员应对洽谈或接待场所的环境进行布置，以使接待室整洁、雅致，给来宾舒适、温馨的感觉。接待环境布置的具体内容如图所示。

准备接待用品

接待用品是指接待工作必不可少的餐饮用品或文件资料等常规用品和礼品，行政人员应在接待前准备好接待用品。

（1）准备常规接待用品在办公室或有接待任务要求时，行政接待人员需准备的接待用品包括茶点、文件资料、报纸杂志等，具体准备如表所示。

（2）准备礼品

送礼是一门艺术，有其约定俗成的规矩，送给谁、送什么、怎么送都有讲究，行政接待人员在准备礼品时应做到礼物轻重得当、送礼间隔适宜、了解风俗禁忌、礼品要有意义四点，具体注意事项如图所示。

　接待来宾来访

（1）了解来访者需求

了解来访者需求、明确来访者的目的和意图，是行政接待人员做好接待工作的前提。根据获得的信息进一步确定来访者的需求，如果有特殊要求，行政接待人员须上报领导。了解来访者需求过程的注意事项如图所示。

（2）处理来访者意见

正确归纳总结并及时处理来访者意见，是行政接待人员的一项日常工作，来访者意见处理工作可以按以下流程操作，具体如图所示。

掌握处理来访者意见的技巧，对行政接待人员工作的创新与提高有很大的帮助，具体如图所示。

当有客人来访时，应请来访客人填写来访登记表，在来访登记表上填写姓名、所在单位、是否预约、被访人姓名、被访人部门、来访事由以及到达离开的时间等信息。具体来访登记表可参照表。

送别来宾来访

“出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪，因此，来宾的公务活动结束后，行政接待人员要安排好送别。具体送别包括了解来宾离开的准确时间和组织人员在大门口列队欢送，如有需要还需安排交通工具送别。

（1）了解来宾离开的准确时间秘书人员应事先了解来宾离开的准确时间，并提前到达其住宿的宾馆，陪同其一同前往机场、车站或码头；也可直接在机场、车站、码头等候来宾，与其道别。在来宾离开之前，秘书人员应安排送行人员按一定顺序同来宾一一握手话别。

（2）组织人员在大门口列队欢送对重要会议和友好访问，秘书人员应在大门口安排列队欢送，欢送队伍要整齐，工作人员姿态要端庄、态度要和蔼、气氛要热烈。在送别来宾时，需注意以下送别事项，做到善始善终。

①如来宾提出告辞时，秘书人员要等来宾起身后再站起来相送，切忌没等来宾起身，自己先于来宾起立相送，这是很不礼貌的。

②若来宾提出告辞，秘书人员仍端坐办公桌前，嘴里说再见，而手中却还忙着自己的事，甚至连眼神也没有转到来宾身上，更是不礼貌的行为。

③通常当来宾起身告辞时，秘书人员应马上站起来，主动为来宾取下衣帽，帮他穿上，与来宾握手告别，同时选择最合适的言词送别，如“希望下次再来”等礼貌用语。

④如来宾带有较多或较重的物品，秘书人员送客时应帮来宾提重物。

⑤与来宾在门口、电梯口或汽车旁告别时，秘书人员要与来宾握手，目送来宾上车或离开，要以恭敬真诚的态度，笑容可掬地送客，不要急于返回，应鞠躬挥手致意，待来宾移出视线后，才可结束告别仪式。⑥送别来宾的过程中，秘书人员应目视来宾，不要东张西望。⑦秘书人员要根据接待规格和以往惯例确定欢送客人。⑧如果是远方的来宾，秘书人员应为来宾预订好返程票，并安排好交通工具，陪同前往机场或车站、码头。

⑨注意乘车的座次次序。乘小轿车送来访者时通常后座右位为首位，左位次之，中间位再次之，前座右位最后。

转载请注明：http://www.bixiongs.com/lwyj/12496.html